Los 5 Por qué: Análisis de causa raíz basado en preguntas

La mejora de procesos en una empresa requiere diversos métodos de resolución de problemas que le brinden respuestas a diversos sucesos o problemáticas que pudieran estar causando errores o inconvenientes.

Uno de los procedimientos más utilizados es el método de los 5 porqués, debido a que su aplicación es muy sencilla, se utiliza dentro de Six Sigma y fue utilizado por primera vez en la fábrica de Toyota en Japón.

Los 5 porqués (5 Why’s) es una herramienta para la resolución sistemática de problemas. Esta técnica permite identificar las causas originales de un problema particular mediante la formulación de manera reiterativa de la pregunta: ¿por qué

Si estás buscando una técnica para identificar y solucionar problemas de manera efectiva en tu empresa, este artículo es para ti.

El método de los 5 porqués se lleva a cabo organizando reuniones inmediatamente después de que la empresa haya encontrado un problema.

El número 5, proviene de la observación práctica en la cantidad de iteraciones que se necesitan para lograr resolver el problema. Se debe tener en cuenta que no todos contienen una sola causa raíz, en caso de que se quiera obtener varias causas raíz, se tiene realizar una secuencia de preguntas diferentes.

El problema puede pertenecer a múltiples categorías: puede ser un error de desarrollo, falta de horarios, no cumplimiento de una entrega… Siempre que surja algo no deseado, puedes utilizar este proceso para analizar la causa raíz del problema.

Antes de empezar, debes entender que los 5 porqués no son una herramienta para encontrar a alguien a quien culpar, sino para entender por qué ocurrió algo no deseado o inesperado. Además, puede ayudar a la empresa a tomar algunas medidas y hacer algunos cambios para asegurar que el mismo problema no vuelva a ocurrir.

Pasos para implementar los 5 porqués

• Reunir a todas las personas que tengan relación con el problema o las que puedan ser de gran apoyo para aportar soluciones.
• Explicar claramente la razón de la reunión y en qué consiste la técnica que se va a aplicar. Luego se pasa a la exposición del caso o problema brevemente y se les mostrarán los documentos que le den soporte a la hipótesis.
• Brindar la oportunidad a cada uno de los participantes, para que manifiesten su propia visión de la situación a discutir.
• Una vez aclarado los puntos de vista, se realizará la primera pregunta que podría ser ¿Por qué ha ocurrido o cuál puede ser la razón? Al mencionarse las primeras posibles causas se colocarán en una pizarra.
• Luego se procede a realizar lo mismo consecutivamente con las demás preguntas hasta llegar al quinto por qué. Es importante tener en cuenta profundizar y no preguntar sobre lo mismo.
• Definir junto a los participantes, un plan de acción que permita asignar procedimientos identificados a las personas correspondientes.
• Al culminarse la sesión, se comparte el resultado de la misma y el plan de acción a todos los participantes. Si todo el equipo se encuentra implicado en la resolución del problema, el nivel de motivación aumentará favorablemente.

La vamos a aplicar para diagnóstico, solución de conflictos y toma de decisiones. Los pasos que puedes seguir para usar esta herramienta serán:

• Paso 1: Identifica el problema, la oportunidad de mejora, la situación disconforme
• Paso 2: pregúntate el por qué de este problema
• Paso 3: pregúntate el por qué de la respuesta dada en el paso 2
• Paso 4: pregúntate el por qué de la respuesta del paso 3 y así sucesivamente hasta que opines que la respuesta ha llegado a la idea o solución más acertada y viable.

Ejemplo de aplicación de la mismísima Toyota. Una máquina tiene un problema de funcionamiento.

• ¿Por qué se averió la máquina? El fusible se quemó por una sobrecarga.
• ¿Por qué se sobrecargó? Los cojinetes no estaban lo suficientemente lubricados.
• ¿Por qué no tenían suficiente lubricación? La bomba de lubricación no estaba haciendo circular suficiente aceite.
• ¿Por qué la bomba no estaba circulando suficiente aceite? La bomba estaba obstruida con virutas de metal.
• ¿Por qué estaba obstruida con virutas de metal? Porque la bomba no cuenta con un filtro.

Así pues, tras este análisis podemos comprender que la suciedad en la bomba debido a que no contaba con un filtro provocó una sobrecarga en el fusible, lo que hizo que la máquina se averiara. En este ejemplo concreto podemos entender que toda causa tiene su propio efecto, por lo que actuando sobre el quinto porqué se debería conseguir solucionar el problema.

Ventajas del uso de la herramienta

• Es una herramienta económica.
• No requiere de la inversión de mucho tiempo.
• Identificas el problema real, lo cual, te permite generar acciones correctivas que apunten a la resolución del problema con éxito.
• Descubres problemas ocultos.

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Kanban (una herramienta de metodología ágil)

Kanban es una palabra japonesa que significa algo así como “tarjetas visuales” (kan significa visual, y ban tarjeta). Esta técnica se creó en Toyota, y se utilizaba para controlar el avance del trabajo, en el contexto de una línea de producción. Hoy en día destaca como una herramienta de metodología ágil. Por definición, las metodologías ágiles son aquellas que permiten adaptar la forma de trabajo a las condiciones del proyecto, consiguiendo flexibilidad e inmediatez en la respuesta para amoldar el proyecto y su desarrollo a las circunstancias específicas del entorno.

Kanban es un sistema visual para administrar el trabajo a medida que avanza en un desarrollo empresarial. Permite visualizar tanto el flujo, como el trabajo real que pasa por ese proceso. El objetivo principal de Kanban es identificar potenciales cuellos de botella y corregirlos para que el trabajo pueda fluir a través de él, de manera más óptima. Pero también sirve para detectar procesos innecesarios, mejorar la comunicación en un equipo, concienciar sobre la necesidad de desarrollar las tareas, mantener el equipo motivado, ser más flexibles en el día a día y más eficaces.

Además es una metodología prácticamente aplicable a cualquier negocio, departamento o equipo de trabajo y muy económico, ya que para aplicarlo solo hace falta una pizarra blanca, un tablero de corcho o una aplicación informática sencilla de utilizar como puede ser el Trello. 

El tablero más básico de Kanban está compuesto por tres columnas: “Por hacer”, “En proceso” y “Hecho”.  Aunque yo recomiendo, que como mínima haya cuatro “Por Hacer”, “En proceso”, “Pendiente de revisión”, “Hecho”). Pero se puede adaptar a distintos procedimientos, concatenación de tareas, etc.. Eso sí, cada columna, cada apartado, debería tener un número máximo de tareas.

Vamos a imaginar cómo ponerlo en marcha. Digamos que lo utilizamos, por ejemplo, para un departamento comercial. En la columna “Por hacer” pondríamos una tarjeta (blanca), para cada una de las ofertas pendientes de realizar. Estas se deberían ordenar, para darles paso en la siguiente fase de forma ordenada, sin colapsar el sistema. En la columna “En proceso” deberíamos colocar, las que se están construyendo. Aquí podríamos jugar a cambiar de color la tarjeta, cuando haga más de 3 días que esté en este estado y pasarla a amarillo. Y de otro color, cuando haga más de seis, que podría ser el naranja. La gracia de este ejercicio es ver los motivos por los cuales, esta tarea no avanza y procurar buscar soluciones, porque posiblemente sea un problema común. Avanzarían al siguiente estado “Pendiente de revisión” cuando estén totalmente realizadas. En este punto, por ejemplo, un supervisor o un compañero, revisaría la oferta buscando errores. Si los tuviese, la oferta debería volver en el paso anterior, y si, otra vez, de distinto color, por ejemplo el rojo. Las tarjetas rojas que retrocedan, también deberían cambiar de color a lila o negro, si tardan más de tres o seis días, en volver al estado de revisión. Si por el contrario, la oferta fuese correcta, pasaría a darse por terminada, se enviaría al cliente y terminaría en “Hecho”.

Si seguimos este proceder, de una forma visual, aparte de ordenar el trabajo, podríamos comprobar si este avanza linealmente. Si hace 2 semanas, entramos para realizar 15 ofertas y solo 3 están hechas, 5 encalladas en el segundo paso que no han seguido adelante, 5 que se han tumbado en el tercer paso y 2 están pendientes de revisar, estará claro que tenemos varios problemas. Solucionar estas incidencias, permitirá a medio plazo, agilizar este proceso y poder avanzar, sin tanta pérdida de tiempo.

Seguro que si le das un par de vueltas, verás que este sistema se puede aplicar en alguna realidad de tu día a día laboral, porque recuerda que “El trabajo que nunca se empieza es el que tarda más en realizarse” (J.R.R Tolkien).