Los objetivos de la empresa: OKR y KPI

¿Cómo planteas los objetivos en tu empresa? ¿Utilizas alguna metodología especial? ¿Esto te ayuda a obtener los resultados que buscas?

Hoy en día es difícil encontrar alguna empresa que no utilice los KPI (Key Performance Indicators), pero pocas aprovechan su ampliación a nivel de gestión.

Los OKR (Objectives Key Results) es un sistema de objetivos creado por Andrew Grove, ex CEO de Intel, centrado en simplificar la manera de encarar los objetivos principales de una empresa.
Desde su creación, y gracias a los resultados exitosos que ha tenido dentro de la compañía, fue incorporado por grandes empresas como Google, Airbnb, Spotify y Twitter.
Los OKR son un conjunto de objetivos vinculados con resultados clave medibles, que se calificarán y actualizarán en consecuencia cada año o trimestre. Utilizarlos ayuda a reducir la frustración de las personas involucradas en el alcance de los objetivos y a incrementar la claridad, el foco y la participación. Es un sistema aplicable a cualquier tipo de empresa. OKR no requiere de una gran estructura de soporte, sino de un compromiso para el logro de las metas propuestas.
Antes de aplicar OKR se deben tener claras las respuestas a las siguientes preguntas:
• ¿A dónde quiero ir? Esta respuesta proporciona el objetivo.
• ¿Cómo voy a saber si estoy llegando allí? Esta respuesta proporciona los hitos o resultados clave.

Los OKR consisten en un listado de objetivos alineados con la misión y la visión de la compañía. Debajo de cada objetivo debe haber resultados clave medibles. Cada resultado clave se puede medir con una puntuación de 0 a 100% de cumplimiento.

La estructura de OKR es muy simple y consta de tres ejes sobre los cuáles debemos trabajar:
• Objetivos: Es la descripción de una meta a alcanzar en el futuro. Debe ser direccional, estar alineado, tener un fuerte impacto en la organización y ser inspiracional.
• Resultados Clave: Es una métrica con un valor inicial y un valor objetivo, que mide el progreso hacia dicho objetivo. Debe ser ambicioso, medible y específico. Estos resultados se suelen entender como los KPI de la empresa
• Iniciativas: Es la descripción de las tareas a realizar para influir en el resultado clave. Describe lo que haremos para alcanzar los objetivos. Deben ser específicas, alineadas y medibles.

Si deseas perfeccionar un plan o proyecto que se haya hecho antes o que esté en curso, los KPI son una buena opción. Pero si estás buscando cambiar la dirección general de tu negocio y hacer más ejecutable la estrategia, necesitas partir de los OKR.
Los KPIs son como el tablero de un automóvil: te indican a qué velocidad vas y cuánto combustible tienes. Los OKR son como un GPS: te llevan a dónde quieres ir. El propósito no es el mismo.

Si bajamos estos conceptos al terreno personal para poner un ejemplo, serían
1 ¿Dónde quieres ir? Esto te da tu objetivo, el que quieres conseguir. Imaginemos que queremos viajar a Escocia.
2 ¿Cómo llegarás (cómo lo vas a medir)? Esto da los key results. Los key results son el como: cómo sabrás si lo consigues. Expresan resultados, se pueden medir y si los alcanzas, habrás llegado a tu meta.
3 ¿Qué tienes que hacer para llegar? Esto te da tus tareas. El trabajo duro diario para conseguirlo.

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¿Qué es un KPI y para qué sirve?

El término KPI, siglas en inglés, de Key Performance Indicator, cuyo significado en castellano vendría a ser Indicador Clave de Desempeño o Medidor de Desempeño, hace referencia a una serie de métricas que se utilizan para sintetizar la información sobre la eficacia y productividad de las acciones que se lleven a cabo en una empresa con el fin de poder tomar decisiones y determinar aquellas que han sido más efectivas, a la hora de cumplir con los objetivos marcados en un proceso o proyecto concreto.

Los KPI también son conocidos como indicadores de calidad o indicadores clave de negocio que pueden ser utilizados y aplicables en cualquier área de negocio y sector productivo.

En un entorno tan cambiante como es el actual, es necesario comparar periódicamente los resultados que estamos obteniendo con los objetivos fijados. No hay herramientas más potentes para un directivo que los KPI. Son la base del management actual, ya que nos permitirá averiguar si vamos por buen camino o si existen desviaciones negativas. Si no estamos obteniendo los resultados esperados, los KPIs nos permitirán darnos cuenta y poder reaccionar a tiempo. Los KPI siempre han estado allí, otra cosa muy distinta es si los hemos descubierto o, si conociéndolos, no se han aprovechado.

Lo que no se puede medir no se puede controlar; lo que no se puede controlar no se puede gestionar; lo que no se puede gestionar no se puede mejorar.

Para ayudarte a entender mejor que es un KPI, a continuación puedes ver sus características básicas:
• Medible: anteriormente he mencionado que los KPIs son métricas, por tanto su principal característica es que son medibles en unidades.
• Cuantificable: si se puede medir, se puede cuantificar. Por ejemplo si hablamos de unidades monetaria las cuantificaríamos en € o $, por ejemplo. También existen muchos indicadores de gestión que se miden en porcentaje.
• Específico: se debe centrar en un único aspecto a medir, han de ser concretos.
• Temporal: debe poder medirse en el tiempo. Por ejemplo podemos querer medir a diario, de forma semanal, mensual o anual.
• Relevante: el propio término hace referencia a esta característica “indicadores clave de gestión”. Únicamente sirven aquellos factores que sean relevantes para nuestra empresa.

Además de otras características más técnicas como:
• El director general y el equipo directivo de la empresa son quienes actúan en función de los KPI. Estos directivos toman decisiones y hacen preguntas a sus equipos a partir de los mismos.
• Los KPI exigen un claro compromiso y responsabilidad, tanto de directivos como de cargos intermedios o incluso de otros profesionales sin subordinado.
• Los KPI siempre promueven acciones que supongan un impacto positivo en el desempeño de la empresa. Hay que evitar situaciones en las que una métrica mal definida provoque comportamientos disfuncionales en la organización.

Un ejemplo de KPI
Vamos a pensar en una empresa de mensajería que tenga como clave de su negocio la fiabilidad en la entrega de sus paquetes y como KPI fundamental la puntualidad de sus vehículos en los servicios
Este indicador se controlaría desde la Dirección General y desde la Dirección de Operaciones todos los días
Este indicador es un KPI que tiene un impacto en:
• La reducción de costes (menos combustible, vehículos de refuerzo, etc..).
• La satisfacción de los clientes, que tendrán en cuenta su fiabilidad frente a la competencia.
• El ambiente laboral de los conductores, ya que no tendrán que soportar las quejas de los clientes, alargar sus turnos y, además quizás, cobrarán incentivos.
• La capacidad de planificación de las operaciones de la empresa, evitando inversiones innecesarias.