¿Cómo enfrentarse a errores laborales?

¿Cómo enfrentarse a errores laborales?

Por desgracia, todos cometemos errores en el entorno laboral.

Y… por poco que puedas… aléjate de quienes nunca cometan errores.

La mayoría de los errores derivan de no tener la suficiente atención en el trabajo que se está realizando. Esto puede venir de:

  • Estar realizando demasiadas tareas a la vez
  • De un déficit de implicación

La primera tiene una solución fácil. Ser un multitarea es difícil, debemos ser conscientes de nuestras limitaciones y no querer abarcar más de posible. Para la segunda opción, únicamente se requiere motivación por realizar correctamente el trabajo.

Una vez se ha cometido el error, solo hay un camino válido a seguir. Es el siguiente:

  • Establecer cuál ha sido el origen.
  • Buscar las posibles soluciones
  • Probar las soluciones por orden de más eficientes/viables a menos
  • Estandarizar como válida una única solución
  • Crear o modificar el procedimiento de la tarea, para que se disminuya o elimine la posibilidad de error.

Una herramienta que recomiendo utilizar es la siguiente:

https://empreserio.wordpress.com/2016/05/25/pdca-o-ciclo-de-deming/

Lo que no se puede permitir cuando se comete un error es:

  • No reconocerlo -> si no se reconoce, no se puede prevenir
  • No buscar el origen -> Si no buscamos la causa, volverá a suceder
  • Intentar buscar esconderlo lo antes posible -> Un error, tiene utilidad si se trata correctamente.

Un error puede ser una oportunidad de mejora o, por el contrario,  puede ser la primera pieza de un castillo de naipes (de errores sucesivos) que desmotivan, empeoran la calidad del trabajo y provocan perdidas económicas.

Sin duda, nadie quiere equivocarse, pero solo hay una cosa peor y es…. repetir el error.

El hombre que ha cometido un error y no lo corrige comete otro error mayor. Confucio (551 AC-478 AC) Filósofo chino.

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Metodología 5S

Metodología 5S

La metodología de las 5S se creó en Toyota, en los años 60, y agrupa una serie de actividades que se desarrollan con el objetivo de crear condiciones de trabajo que permitan la ejecución de labores de forma organizada, ordenada y limpia

Las 5S son:

Seiri ( en español Clasificación )
Antes de empezar con la primera deberíamos hacernos preguntas sobre los objectos que tenemos en la empresa o departamento:
¿ Lo utilizo?  ¿ Debe ser guardado?  ¿Puede ser útil para otra persona? ¿ Se debe reparar o vender? ¿ Lo puedo tirar?
Debemos descartar, vender, tirar, todo aquello que no nos dé una utilitdad. Nos ocupa espacio, nos quita libertad de operación, puede dar mala imagen y siempre sube los costes de mantenimiento y limpieza

Seiton ( en español Orden y Descarte )
Cada herramienta, accesorio, etc,  debe tener un único, y exclusivo lugar donde debe encontrarse antes de su uso, y después de utilizarlo debe volver a él. Todo debe estar disponible y próximo en el lugar de uso.
Gastar menos tiempo en buscar el objeto necesario, disminuye el cansancio y aumenta la productividad

Seisò ( en español Limpieza )
Toda persona deberá conocer la importancia de estar en un ambiente limpio e integrar la limpieza como parte del Trabajo
Es fundamental para la imagen interna y externa de la empresa, para la salud de los trabajadores. El objetivo no es impresionar a las visitas sino tener el ambiente ideal para trabajar a gusto y obtener la Calidad Total

Seiketsu (en español Estandarización )
Mantener el grado de organización, orden y limpieza alcanzado con las tres primeras fases; a través de señalización, manuales, procedimientos y normas de apoyo.
El responsable de la implantación debe realizar periódicamente de visitas a toda la empresa y detecta aquellos puntos que necesitan de mejora. Debe dar instrucciones y procedimientos de trabajo para ayuda a las personas a evitar errores en las operaciones en sus lugares de trabajo.

Shitsuke ( en español Mantener la disciplina )
Es el deseo de crear un entorno de trabajo en base de buenos hábitos.
Mediante el entrenamiento y la formación para todos y la puesta en práctica de estos conceptos, es como se consigue romper con los malos hábitos pasados.
Es buscar el crecimiento a nivel humano y personal, a nivel de autodisciplina y autosatisfacción.

¿Qué son Poka Yokes ?

¿Qué son Poka Yokes ?

Cuantas veces se puede llegar a escuchar la frase

“Es que siempre se ha hecho así … !”

En el mundo de la manufactura o fabricación, existe una solución, los Poka Yokes.
Poka-Yoke es una técnica de calidad desarrollada en Toyota en la década de los 60’s, por el ingeniero Shigeo Shingo dentro de lo que se conoce como Sistema de Producción Toyota (TPS) y que significa “a prueba de errores”. La idea principal es la de crear un proceso donde sea imposible realizar errores

Sus tres reglas son

  • No acepte un defecto
  • No haga un defecto
  • No pase un defecto al siguiente punto de producción

Los métodos que se utilizan para que un objeto o dispositivo esté a prueba de errores son los códigos de colores, las formas, los tamaños y la disposición de los elementos. Os pongo algunos ejemplos:

  • Los cables que tiene un color distinto para cada conexión
  • Conectores que solo permiten que se entren de una forma
  • Máquinas que no se encienden sin cerrar la tapa
  • Detectores de proximidad, luz o presencia
  • Flechas o indicaciones de cómo realizar un proceso

Metodología para crear un pokayoke. Para poder mejorar un proceso, hace falta:

  • Un equipo de trabajo con buena actitud para mejorar.
  • Identificar el problema y buscar su causa
  • Hacer una lluvia de ideas para encontrar las mejores herramientas, formación, maquinas, etc
  • Implementar la idea
  • Monitorear y estandarizar

Beneficios de Poka-Yoke

  • Prevenir  errores y pérdidas en  el proceso realizadas por el personal.
  • Mejorar el proceso para lograr realizarlo bien desde la primera vez
  • Reducir la variación en procesos de producción

¿Qué es el benchmarking?

Es el proceso mediante el cual se recopila información y se obtienen nuevas ideas, mediante la comparación de aspectos de tu empresa con los líderes o los competidores más fuertes del mercado.
El benchmarking implica aprender de lo que está haciendo el otro y entonces adaptar sus propias prácticas según lo aprendido, realizando los cambios necesarios, no se trata solamente de copiar una buena práctica, sino que debe efectuarse una adaptación a las circunstancias y características propias.

No es espiar y copiar. Es aprender del mejor

Y es que un antiguo proverbio chino, escrito por el general Sun Tzu autor de El Arte de la Guerra, dice que “si conoces a tu enemigo te conoces a ti mismo”

El Benchmarking se divide en dos tipos:

  • Interno: Se lleva a cabo dentro de la organización y se caracteriza por ser las operaciones de comparación que se pueden efectuar dentro de una empresa. Por tanto, se identifican los estándares de desarrollo interno de una organización. Estableciendo patrones de comparación con departamentos o secciones, tomándolos como estándar para iniciar procesos de mejora continua. Se estimula así las comunicaciones internas y la solución conjunta del problema.
  • Externo: Se realiza una comparación con las empresas externas, en la que podemos diferenciar dos casos:
    • Competitivo directo: La gran mayoría de las empresas tienen uno o varios competidores que destacan en la ejecución de la fase o proceso que se pretende mejorar. Lograr que el competidor directo proporcione los datos de interés puede ser una labor difícil de conseguir. En ciertas ocasiones una tercera empresa o un proveedor común puede ser utilizados como fuente de información.
    • Benchmarking no competitivo: Se produce cuando se obtiene información sobre empresas que no son competidoras de forma directa, bien porque el mercado en el que actúan sea geográficamente opuesto, o porque intervengan en otro sector de actividad diferente, también denominado como benchmarking funcional.

El Benchmarking es un proceso sistemático a través del que:

  • Medir los resultados de otras organizaciones con respecto a los factores clave de éxito de la empresa.
  • Determinar cómo se consiguen esos resultados.
  • Utilizar esa información como base para establecer objetivos y estrategias e implantarlos en la propia empresa.

PDCA o ciclo de Deming

PDCA o ciclo de Deming

El PDCA es una herramienta básica y esencial para la correcta ejecución de la mejora continua en la empresa. Es fácil de aplicar, es fácil de mantener, es gratuita y hasta se puede utilizar en base a un simple Excel.

En mi experiencia profesional, he usado el PDCA para registrar si las producciones han tenido algún tipo de error o por lo contrario han salido correctas al 100%.

Una vez se detecta el error o errores de una producción, se les debe dar una clasificación previa, indicando de manera general, porqué motivo se ha producido: error humano, error de programación informática, error por material defectuoso, etc. Esta clasificación, posteriormente, nos hará ver a nivel general dónde hemos de invertir a nivel de calidad.

Una vez clasificado el error o errores, se debe tratar con estas 4 fases:

  • Planificar (Plan): en esta etapa se analiza el problema, se identifica el motivo y se establece una estrategia para corregirlo
  • Hacer (Do): aquí se desarrolla la solución y se lleva a cabo.
  • Verificar (Check): en este paso verifican los resultados.
  • Actuar (Act): a partir de los resultados:
    • si estos son correctos, se estandariza la solución
    • Si son incorrectos se vuelve al paso inicial

Reunir un equipo que periódicamente pude realizar estas tareas, mejorará a muy corto plazo el resultado de cualquier producción

De nada sirve que se hagan cambios o mejoras puntuales sin que sean controladas, medidas, verificadas y estudiadas con detenimiento

¿ Cuándo se debe utilizar el PDCA ?

  • Como modelo para la mejora continua.
  • Al iniciar un nuevo proyecto de mejora.
  • En el desarrollo de un diseño nuevo o mejorado de un proceso, producto o servicio.
  • Al definir un proceso de trabajo repetitivo.
  • Al planificar la recolección y análisis de datos con el fin de verificar y dar prioridad a los problemas o causas fundamentales.
  • Al implementar cualquier cambio.

El método Kaizen

El método Kaizen

Qué es Kaizen?

El Kaizen es un sistema de calidad que se enfoca en la mejora continua
El término Kaizen es de origen japonés, y significa “cambio para mejorar”, lo cual con el tiempo se ha aceptado como “Proceso de Mejora Continua”.

                            La complacencia es el enemigo número uno del Kaizen

Y es que todo proceso de cambio debe comenzar con una decisión y debe ser progresivo en el tiempo, sin marcha atrás.
Se basa en un enfoque caracterizado por los siguientes rasgos distintivos:
•    Mejora en pequeños pasos
•    Mejora sin grandes inversiones. Optimización de los recursos existentes
•    Mejora con la participación de todos los miembros de la organización
•    Mejorar actuando, implantando rápidamente las mejoras
•    Mejora en la velocidad en implementación de cambios

Se basa en los siguientes principios:
•    Buenos procesos dan lugar a buenos resultados
•    Mirarse a sí mismo para comprender la situación actual.
•    Hablar con datos, gestionar con hechos
•    Tomar medidas de contención y corregir las causas raíz de los problemas
•    Trabajar en equipo
•    Kaizen es cosa de todos

Las herramientas más utilizadas en Kaizen son:
•    Ishikawa
•    Paretto
•    Histograma

El Kaizen le da al tiempo el valor que tiene dado que lo considera un recurso estratégico.
La utilización ineficiente del tiempo da como resultado el estancamiento. Los materiales, los productos, la información y los documentos permanecen en un lugar sin agregar valor alguno. En el área de producción, el desperdicio temporal toma la forma de inventario.

¿Qué significa SMED?

¿Qué significa SMED?

SMED significa Single Minute Exchange Die

La filosofía SMED  consiste en eliminar el concepto de lote de fabricación reduciendo al máximo el tiempo de preparación de máquinas. Cuando fabricamos perdemos mucho tiempo en el cambio a adaptación de máquinas para la nueva fabricación.

La técnica SMED ayuda a efectuar estos cambios de una forma más eficiente

Sus ventajas son:

  • Flexibilidad: Las empresas pueden satisfacer las cambiantes demandas de clientes sin necesidad de mantener grandes stocks.
  • Entregas rápidas: la producción en pequeños lotes significa plazos de fabricación más cortos y menos tiempos de espera para los clientes.
  • Productividad más elevada: tiempos de preparación y cambios de herramentales más cortos reducen los tiempos de parada de los equipos, lo que eleva las tasas de productividad.
  • La implementación de SMED asegura la calidad de la primera pieza cada vez.

En resumen, SMED permite fabricar más, más rápido y más organizado

Su técnica de aplicación tiene 2 premisas básicas, estandarizar procesos y realizar operaciones de preparación en paralelo.

Si pueden aplicar el sistema, o parte de él, estoy seguro que notaran la ventaja competitiva que obtendrán.